Koronarajoitusten vaikutukset kevätkokouksien pitämiseen

22.2.2021

KORONARAJOITUSTEN VAIKUTUKSET KEVÄTKOKOUKSIEN PITÄMISEEN
Tällä hetkellä, kun kohtuullisen tiukat kokoontumisrajoitukset ovat voimassa koko Suomessa, eivät yhdistykset voin järjestää isoja kokoontumisia. Eikä tällä hetkellä näytä siltä, että olemassa oleviin rajoituksiin tulisi helpotuksia kovin nopeasti. Niinpä yhdistysten tulee valmistautua pitämään sääntömääräiset kevätkokouksensa poikkeustavoin.
Poikkeamalaki, joka on voimassa kesäkuun loppuun, ei anna yhdistyksille lain mukaista mahdollisuutta siirtää kevätkokouksia sääntöjen vastaisesti pidemmälle kevääseen tai peräti syksyyn kuten viime vuonna oli mahdollista.
Poikkeamalaki mahdollistaa kuitenkin kokouksen järjestämisen asiamiesmenettelyllä. Tällöin jäsenet valtuuttavat asiamiehen edustamaan itseään kokouksessa. Tämä valtuutus todennetaan valtakirjalla, jossa tulee lukea valtuuttajan nimi, valtuutetun nimi ja että valtuutus koskee eläkkeensaaja yhdistyksen kevätkokousta vuonna 2021. Valtuutettu voi edustaa useampaa kuin yhtä jäsentä itsensä lisäksi. Kuitenkin niin että äänestystilanteessa saman asiamiehen edustamien jäsenten yhteenlaskettu äänimäärä on enintään kymmenesosa kokouksessa edustettujen jäsenten yhteenlasketusta äänimäärästä.
Yhdistyksen hallituksella on myös mahdollisuus päättää, että kevätkokoukseen osallistumisen edellytyksenä on ilmoittautuminen kokoukseen viimeistään tiettynä päivänä, joka voi olla aikaisintaan kaksi viikkoa ennen kokousta. Kokoontumisrajoitusten aikana tiedetään siis ennakkoon olisiko osallistujia tulossa enemmän kuin tilaan on sallittua ottaa osallistujia. Mikäli osallistujamäärä jää alle voidaan kokous pitää normaalissa järjestyksessä ja osallistujamäärän ylittäessä rajoituksen ehditään vielä valmistella asiamieskokous.
Toinen mahdollinen toimintamalli on, että kokous kutsutaan normaalisti kokoon ja kokoustilaan sisään otetaan vain rajoitusten mukainen joukko osallistujia. Kokous avataan, todetaan sääntöjen mukaan koolle kutsutuksi ja valitaan yhdistyksen liittokokousedustaja/t, minkä jälkeen päätetään keskeyttää kokous ja jatkaa kokousta, kun koronatilanne sen paremmin sallii. Tämä jatkokokous tulee sitten kutsua sääntöjen määräämällä tavalla kokoon, ilmoittamalla siitä syyskokouksen päättämällä tavalla jäsenistölle 7 päivää ennen kokousta.
Päätyypä yhdistyksen hallitus kumpaan tahansa tapaa järjestää kevätkokous, tulee näistä erityisjärjestelyistä sopia tarkkaa ja tiedottaa siitä jäsenistölle.
Kevätkokoukset saattavat näiden erityisjärjestelyjen vuoksi venyä pitkälle kevääseen, joten muistutamme, että jäsenjärjestöavustuksen taloudellisessa raportoinnissa on pidettävä kiinni annetusta viimeisestä palautusajankohdasta eli 31.3. 2021 ja raportointiin riittää yhdistyksen hallituksen allekirjoittama tilinpäätösaineisto. Yhdistyksen kevätkokouksen tilinpäätöksen vahvistamista ei tarvita.
Lisätietoja järjestöjohtaja Petra Toivonen puh 050 306 8816 s-posti petra.toivonen@ekl.fi tai järjestösuunnittelija Marja Raitoharju puh 040 450 6565 s-posti marja.raitoharju@ekl.fi